Gigatron-mascotteGigatron

Helpcentrum

Stapsgewijze producthandleidingen voor beheerders en operators: inrichting, planning in de diepte, facturatie, rapporten, instellingen, portalen en stamgegevens.

Werkruimte inrichten

Inrichting: Snelle Setup, persoonlijke setup voor uitgenodigde mensen, en Volledige Setup met stamgegevens.

  1. 01

    Aan de slag

    Kies Snelle Setup, persoonlijke inrichting (medewerker of klant), of ga door naar Volledige Setup, en loop de korte paden helemaal door.

    Openen
  2. 02

    Bedrijfsbasics in Volledige inrichting

    Rond profiel, bedrijfsgegevens, werkstroomvoorkeuren en lokalisatie af in de wizard.

    Openen
  3. 03

    Logo en team

    Voeg je bedrijfslogo toe en nodig collega’s uit tijdens Volledige inrichting.

    Openen
  4. 04

    Branches en dienstverleningen

    Kies eerst branches, daarna de dienstverleningen die je levert.

    Openen
  5. 05

    Klanten, locaties en projecten bij inrichten

    Laad je commerciële structuur in Volledige inrichting: klanten, daarna locaties en projecten.

    Openen
  6. 06

    Medewerkers en inrichting afronden

    Voeg medewerkers toe, rond Volledige inrichting af en land op Overzicht.

    Openen

Dagelijkse planning

Diensten, medewerkers, klanten, eisen per functie, tarieven, facturatie en rapportages.

  1. 01

    De eerste dienst plannen

    Maak een dienst, wijs een medewerker toe en werk toe naar goedkeuring.

    Openen
  2. 02

    Medewerkers en beschikbaarheid

    Voeg mensen (of andere capaciteit) toe en zet wekelijkse beschikbaarheid die planners kunnen vertrouwen.

    Openen
  3. 03

    Afwezigheid beheren

    Registreer afwezigheid, zodat dekking niet uitgaat van valse capaciteit.

    Openen
  4. 04

    Klanten, locaties en projecten

    Structureer waar en voor wie je levert, voordat je opschaalt met diensten.

    Openen
  5. 05

    Kwalificaties en toewijzing

    Leg eisen per functie vast en wijs ze toe aan medewerkers, zodat Slim toewijzen de juiste mensen toont.

    Openen
  6. 06

    Tarieven van die dag

    Wijzig een tarief zonder oude facturen aan te passen. Sluit de oude periode en open een nieuwe.

    Openen
  7. 07

    Werk goedkeuren en factureren

    Zet voltooide diensten op goedgekeurd en maak daarna factuurdocumenten.

    Openen

Planning uitgediept

Overzicht-wachtrijen, het Diensten-bord en weergaven, aanmaken en toewijzen, statusbevestigingen, pauzes, en keuren tot de Factuurwachtrij.

  1. 01

    Overzicht: wat vraagt om actie

    Gebruik Overzicht als startpunt: zie welke diensten om aandacht vragen en spring met één klik naar de juiste tab op Diensten.

    Openen
  2. 02

    Dienstenbord en weergaven

    Leer de vier tabs op Diensten, filter op klant/project, en wissel tussen lijst en kalender (dag/week/maand).

    Openen
  3. 03

    Diensten aanmaken en toewijzen

    Maak diensten aan (tabel of modal, ook overnight), wijs handmatig toe, of gebruik Slim toewijzen: beschikbaarheid en eisen, jij bevestigt.

    Openen
  4. 04

    Statusbevestigingen

    Behandel Wacht op toewijzing tot Gepland: wie bevestigt, weigert, trekt in, of overrulet. Plus wijzigingsverzoeken.

    Openen
  5. 05

    Pauzes op diensten

    Zie het pauzebeleid van het project, registreer onbetaalde pauzes bij aanmaken en bij verificatie, en weet wat bij Bedrijf hoort (ORT-schema’s).

    Openen
  6. 06

    Keuren en factuurwachtrij

    Keur afgeronde diensten goed en zet ze op Klaar voor facturatie.

    Openen

Werkruimte-instellingen

Instellingen-hub, gebruikers en rollen, weergave en lokalisatie, beveiliging en meldingen, plus gegevens, import en facturatie wanneer beschikbaar.

  1. 01

    Instellingen-hub

    Open `/settings` als controlecentrum. Drie secties met kaarten, alleen wat je rechten toestaan. Ga door naar gebruikers, beveiliging, uiterlijk en meer.

    Openen
  2. 02

    Gebruikers en rollen

    Via Instellingen → Gebruikersbeheer: bekijk mensen, wissel tussen Gebruikers en Rollen, en wijzig iemands organisatorische rol op de bewerkpagina.

    Openen
  3. 03

    Uiterlijk en localisatie

    Pas aan hoe de app eruitziet (Uiterlijk) en hoe datums, tijden, getallen en valuta tonen (Localisatie): persoonlijke keuzes die meteen gelden.

    Openen
  4. 04

    Beveiliging, sessies en meldingen

    Bescherm je account (wachtwoord, e-mail, MFA), bekijk waar je bent ingelogd, en kies welke meldingen je krijgt en hoe: drie persoonlijke Instellingen-pagina’s.

    Openen
  5. 05

    Gegevens, import en facturering

    Als je rol en modus de kaarten tonen: bewaar/back-up/exporteer gegevens, importeer CSV in bulk, en beheer Facturering en abonnement: zonder diepe betaalproductclaims.

    Openen

Medewerkersportaal

Portaal-home, Mijn diensten en bevestigingen, beschikbaarheid en afwezigheid, en de documentenkluis, voor uitgenodigde medewerkers.

  1. 01

    Medewerkersportaal-home

    Land op `/resource-portal`: uren- en dienststatistieken, aankomend werk, een afwezigheidsbanner indien van toepassing, en duidelijke paden naar Mijn diensten en de documentenkluis.

    Openen
  2. 02

    Mijn diensten in het medewerkersportaal

    Jouw diensthub: Mijn Diensten, Beschikbare Diensten en Uren goedkeuren / wijzigen: lijst of kalender, solliciteren, toewijzing bevestigen of weigeren, en iCal-abonnement.

    Openen
  3. 03

    Beschikbaarheid en afwezigheid vanuit het portaal

    Houd via de Resource-zijbalk Wekelijkse beschikbaarheid en Afwezigheid actueel, zodat planners niet tegen valse capaciteit toewijzen.

    Openen
  4. 04

    Documentkluis

    Upload en volg kwalificatiedocumenten vanuit het medewerkersportaal: statusbadges, bestand vervangen, en wachten op plannerverificatie.

    Openen

Klantenportaal

Klantdashboard, diensten aanvragen en bekijken, plus facturatie en contracten voor uitgenodigde klantcontacten.

  1. 01

    Klantenportaal-home

    Land op het Klantportaal: welkom, project- en dienststatistieken, Actieve projecten, Komende diensten of Recente facturen, en duidelijke paden naar Dienst aanvragen, Diensten en facturatie.

    Openen
  2. 02

    Diensten vanuit het klantenportaal

    Open klant-scoped Diensten, vraag nieuwe inzet aan (Dienst aanvragen / Nieuwe dienst aanvragen), en volg Mijn dienstverzoeken die je hebt ingediend.

    Openen
  3. 03

    Facturering en contracten voor klanten

    Open vanuit de Client finance-nav Facturering en Contracten scoped op jouw organisatie: bekijk billing, run niet de agency-generatieflow.

    Openen

Facturering

Factuurhub, genereren vanuit goedgekeurd werk, documenten bekijken, en e-mailen of exporteren (PDF/UBL).

  1. 01

    Factureringshub

    Open Facturering: KPI-kaarten, Filters, de factuurlijst en het pad naar Factuur genereren in de agency-finance.

    Openen
  2. 02

    Facturen genereren en voorvertonen

    Vanuit Nieuwe factuur genereren kies je periode, klant en project, haal je Factuurgegevens ophalen uit diensten op Klaar voor facturatie, bekijk je Gegenereerde regels, en ga je naar voorvertonen en opslaan.

    Openen
  3. 03

    Factuur bekijken en documenten

    Open Factuur bekijken voor één record: Factuursamenvatting, Factuurregels en Documenten-tabs (Factuur / Details / UBL XML): daarna Downloaden, Bewerken, of terug naar de lijst voor e-mail.

    Openen
  4. 04

    Facturen e-mailen en exporteren

    Vanaf Facturering open je Factuurdocumenten e-mailen (Opstellen / Voorbeeld), gebruik je Geselecteerde e-mailen voor bulk, en PDF exporteren / Gedetailleerde PDF / UBL: zonder verzenden bij capture.

    Openen

Rapporten

Rapporthub, operationele en personeelsrapporten, plus financiën en inrichtingsstatus.

  1. 01

    Rapporthub

    Open Rapporten: stel een gedeeld datumbereik in, blader door Operaties / Personeel / Financiën / Datakwaliteit, ster Favorieten, en Openen een rapport met je periode.

    Openen
  2. 02

    Operationele rapporten

    Loop Shift-analyse, Dekking & invulgraad en Uitzonderingen & kwaliteit: KPI's, trends en Export-chrome: met Uren per maand soft-gelinkt als sibling.

    Openen
  3. 03

    Personeelsrapporten

    Open Personeelscapaciteit en het Afwezigheidsrapport om benutting, vraag vs aanbod en wie weg is te lezen: vóór je te veel bezetting belooft.

    Openen
  4. 04

    Financiële en inrichtingsrapporten

    Open Facturering & incasso, Freelance-marge en Inrichtingsstatus vanaf Rapporten.

    Openen

Mensen, klanten en bedrijf

Houd medewerkers, klanten en bedrijf bij na de setup: lijst, bekijken, aanmaken en bewerken in het live product.

Medewerkers

Medewerkers bijhouden: lijst, bekijken, aanmaken, bewerken, tarieven en eisen per functie.

  1. 01

    Medewerkers: lijst, bekijken, aanmaken, bewerken

    Gebruik Business → Medewerkers om mensen te vinden, hun detail te openen, iemand toe te voegen en profielen actueel te houden.

    Openen
  2. 02

    Medewerkertarieven

    Open Business → Medewerkers → Tarieven om bij te houden wat je per persoon betaalt. Op de factuur (kosten) geldt het tarief van die dag.

    Openen
  3. 03

    Medewerkerskwalificaties

    Open Business → Medewerkers → Kwalificaties om eisen per functie aan een persoon te koppelen. Slim toewijzen toont daarna beschikbaarheid en eisen; jij bevestigt.

    Openen

Klanten

Klanten, locaties, projecten, contracten, tarieven en eisen per functie bijhouden.

  1. 01

    Klanten: lijst, bekijken, aanmaken, bewerken

    Gebruik Business → Klanten om klanten te vinden, hun detailpagina te openen, een nieuwe klant toe te voegen en de commerciële identiteit actueel te houden.

    Openen
  2. 02

    Klantlocaties

    Beheer werklocaties onder Business → Klanten → Locaties: lijst, bekijken, aanmaken en bewerken van adressen die planners op diensten gebruiken.

    Openen
  3. 03

    Klantprojecten

    Groepeer levering onder een klant met Business → Klanten → Projecten: lijst, bekijken, aanmaken en bewerken van projecten waaraan diensten hangen.

    Openen
  4. 04

    Klantcontracten

    Houd facturatieafspraken bij onder Business → Klanten → Contracten: lijst, bekijken, aanmaken en bewerken van contracten waar facturatie op steunt.

    Openen
  5. 05

    Klanttarieven

    Open Business → Klanten → Tarieven om bij te houden wat je per klant factureert. Op de factuur geldt het tarief van die dag.

    Openen
  6. 06

    Klantkwalificaties

    Open Business → Klanten → Kwalificaties om eisen aan een klant te koppelen, zodat planning de juiste mensen en functies kan matchen.

    Openen

Bedrijf

Bedrijfsprofiel, branches, ORT (onregelmatigheidstoeslag), functies en team.

  1. 01

    Bedrijfshub en profiel

    Gebruik Business → Bedrijf als controlecentrum van de tenant, daarna de Profiel-tabs voor informatie, facturatie, logo en workflowvoorkeuren.

    Openen
  2. 02

    Branches

    Selecteer welke branches je bedrijf bedient, open daarna een branche voor gekoppelde dienstverleningen, klanten, resources en onregelmatigheidstypen. Er is geen aparte Nieuw-branchepagina.

    Openen
  3. 03

    Onregelmatigheidsschema's

    ORT (onregelmatigheidstoeslag): nacht- en weekendtoeslagen. Koppel ze aan functies zodat ze op de factuur komen.

    Openen
  4. 04

    Dienstverleningen

    Beheer de catalogus van wat je levert (scherm Dienstverleningen). Richt snel klanten en eisen in met Starterpakket toepassen als je een branche start.

    Openen
  5. 05

    Team

    Zie wie toegang heeft tot je bedrijf, nodig nieuwe leden uit met e-mail en rol, en open bewerken in Instellingen wanneer je een bestaande gebruiker wijzigt.

    Openen