Helpcentrum
Stapsgewijze producthandleidingen voor beheerders en operators: inrichting, planning in de diepte, facturatie, rapporten, instellingen, portalen en stamgegevens.
Werkruimte inrichten
Inrichting: Snelle Setup, persoonlijke inrichting voor uitgenodigde mensen, en Volledige Setup met stamgegevens.
- 01Bekijk Aan de slag
Aan de slag
Kies Snelle Setup (snelle inrichting), persoonlijke inrichting (medewerker of klant), of ga door naar Volledige Setup (volledige inrichting), en loop de korte paden helemaal door.
- 02Bekijk Bedrijfsbasics in Volledige Setup
Bedrijfsbasics in Volledige Setup
Rond profiel, bedrijfsgegevens, werkstroomvoorkeuren en taal, regio en notaties af in de wizard.
- 03Bekijk Logo en team
Logo en team
Voeg je bedrijfslogo toe en nodig collega’s uit tijdens Volledige Setup.
- 04Bekijk Branches en functies
Branches en functies
Kies eerst branches, daarna de functies die je levert.
- 05Bekijk Klanten, locaties en projecten bij inrichten
Klanten, locaties en projecten bij inrichten
Laad je commerciële structuur in Volledige Setup: klanten, daarna locaties en projecten.
- 06Bekijk Medewerkers en inrichting afronden
Medewerkers en inrichting afronden
Voeg medewerkers toe, rond Volledige Setup af en land op Overzicht.
Dagelijkse planning
Diensten, medewerkers, klanten, eisen per functie, tarieven, facturatie en rapportages.
- 01Bekijk De eerste dienst plannen
De eerste dienst plannen
Maak een dienst, wijs een medewerker toe en werk toe naar goedkeuring.
- 02Bekijk Medewerkers en beschikbaarheid
Medewerkers en beschikbaarheid
Voeg medewerkers toe en zet wekelijkse beschikbaarheid die in de planning meetelt.
- 03Bekijk Afwezigheid beheren
Afwezigheid beheren
Registreer afwezigheid, zodat planners zien of iemand beschikbaar is en niet inplannen alsof die persoon beschikbaar is.
- 04Bekijk Klanten, locaties en projecten
Klanten, locaties en projecten
Structureer waar en voor wie je levert, voordat je opschaalt met diensten.
- 05Bekijk Kwalificaties en toewijzing
Kwalificaties en toewijzing
Leg eisen per functie vast en wijs ze toe aan medewerkers, zodat Slim toewijzen de juiste mensen toont.
- 06Bekijk Tarieven van die dag
Tarieven van die dag
Wijzig een tarief zonder oude facturen aan te passen. Sluit de oude periode en open een nieuwe.
- 07Bekijk Werk goedkeuren en factureren
Werk goedkeuren en factureren
Zet voltooide diensten op goedgekeurd en maak daarna factuurdocumenten.
Planning uitgediept
Overzicht-wachtrijen, het Diensten-bord en weergaven, aanmaken en toewijzen, statusbevestigingen, pauzes, en keuren tot de Factuurwachtrij.
- 01Bekijk Overzicht: wat vraagt om actie
Overzicht: wat vraagt om actie
Gebruik Overzicht als startpunt: zie welke diensten om aandacht vragen en spring met één klik naar de juiste tab op Diensten.
- 02Bekijk Dienstenbord en weergaven
Dienstenbord en weergaven
Leer de vier tabs op Diensten, filter op klant/project, en wissel tussen lijst en kalender (dag/week/maand).
- 03Bekijk Diensten aanmaken en toewijzen
Diensten aanmaken en toewijzen
Maak diensten aan in de tabel of het dialoogvenster, ook over middernacht. Wijs handmatig toe, of gebruik Slim toewijzen: beschikbaarheid en eisen, jij bevestigt.
- 04Bekijk Statusbevestigingen
Statusbevestigingen
Behandel Toewijzing in behandeling tot Gepland: wie bevestigt, weigert, trekt in, of zet handmatig door. Plus wijzigingsverzoeken.
- 05Bekijk Pauzes op diensten
Pauzes op diensten
Zie het pauzebeleid van het project, registreer onbetaalde pauzes bij aanmaken en bij keuren, en weet wat bij Bedrijf hoort (scherm ORT).
- 06Bekijk Keuren en factuurwachtrij
Keuren en factuurwachtrij
Keur afgeronde diensten goed en zet ze op Klaar voor facturatie.
Werkruimte-instellingen
Instellingen-hub, gebruikers en rollen, uiterlijk, taal en notaties, beveiliging en meldingen, plus gegevens, import en facturatie wanneer beschikbaar.
- 01Bekijk Instellingen-hub
Instellingen-hub
Open Instellingen als controlecentrum. Drie secties met kaarten, alleen wat je rechten toestaan. Ga door naar gebruikers, beveiliging, uiterlijk en meer.
- 02Bekijk Gebruikers en rollen
Gebruikers en rollen
Via Instellingen → Gebruikersbeheer: bekijk mensen, wissel tussen Gebruikers en Rollen, en wijzig iemands organisatorische rol op de bewerkpagina.
- 03Bekijk Uiterlijk, taal en notaties
Uiterlijk, taal en notaties
Pas aan hoe de app eruitziet (Uiterlijk) en hoe datums, tijden, getallen en valuta tonen (Taal, regio en notaties): persoonlijke keuzes die meteen gelden.
- 04Bekijk Beveiliging, sessies en meldingen
Beveiliging, sessies en meldingen
Bescherm je account (wachtwoord, e-mail, MFA), bekijk waar je bent ingelogd, en kies welke meldingen je krijgt en hoe: drie persoonlijke Instellingen-pagina’s.
- 05Bekijk Gegevens, import en facturatie
Gegevens, import en facturatie
Als je rol en modus de kaarten tonen: bewaar/back-up/exporteer gegevens, importeer CSV in bulk, en beheer Facturatie en abonnement (in de app: Facturering en abonnement).
Medewerkersportaal
Portaal-home, Mijn diensten en bevestigingen, beschikbaarheid en afwezigheid, en de documentenkluis, voor uitgenodigde medewerkers.
- 01Bekijk Medewerkersportaal-home
Medewerkersportaal-home
Land op Mijn dashboard (startscherm): uren- en dienststatistieken, aankomend werk, een afwezigheidsbanner indien van toepassing, en duidelijke paden naar Mijn diensten en de documentenkluis.
- 02Bekijk Mijn diensten in het medewerkersportaal
Mijn diensten in het medewerkersportaal
Jouw diensthub: Mijn Diensten, Beschikbare Diensten en Uren goedkeuren / wijzigen: lijst of kalender, solliciteren, toewijzing bevestigen of weigeren, en iCal-abonnement.
- 03Bekijk Beschikbaarheid en afwezigheid vanuit het portaal
Beschikbaarheid en afwezigheid vanuit het portaal
Houd via de zijbalk van het medewerkersportaal Wekelijkse beschikbaarheid en Afwezigheid actueel, zodat planners zien of iemand beschikbaar is.
- 04Bekijk Documentkluis
Documentkluis
Upload en volg kwalificatiedocumenten vanuit het medewerkersportaal: statusbadges, bestand vervangen, en wachten op plannerverificatie.
Klantenportaal
Klantdashboard, diensten aanvragen en bekijken, plus facturatie en contracten voor uitgenodigde klantcontacten.
- 01Bekijk Klantenportaal-home
Klantenportaal-home
Land op het Klantportaal: welkom, project- en dienststatistieken, Actieve projecten, Komende diensten of Recente facturen, en duidelijke paden naar Dienst aanvragen, Diensten en facturatie.
- 02Bekijk Diensten vanuit het klantenportaal
Diensten vanuit het klantenportaal
Open Diensten van jullie organisatie, vraag nieuwe inzet aan (Dienst aanvragen / Nieuwe dienst aanvragen), en volg Mijn dienstverzoeken die je hebt ingediend.
- 03Bekijk Facturatie en contracten voor klanten
Facturatie en contracten voor klanten
Hier bekijk je facturen en contracten van jullie organisatie. Genereren uit goedgekeurd werk, bulk verzenden en UBL of PDF horen bij de planner of de financiële administratie van het bureau.
Facturatie
Factuurhub, genereren vanuit goedgekeurd werk, documenten bekijken, en e-mailen of exporteren (PDF/UBL). In de app heet het scherm Facturering.
- 01Bekijk Facturatiehub
Facturatiehub
Open Facturatie (in de app: Facturering). Je ziet KPI-kaarten, filters, de factuurlijst en het pad naar Factuur genereren bij de financiële administratie van het bureau.
- 02Bekijk Facturen genereren en voorvertonen
Facturen genereren en voorvertonen
Open Nieuwe factuur genereren, kies periode, klant en project, en haal diensten op die Klaar voor facturatie staan. Controleer de gegenereerde regels, bekijk de voorvertoning en sla op.
- 03Bekijk Factuur bekijken en documenten
Factuur bekijken en documenten
Open Factuur bekijken voor één record. Je ziet Factuursamenvatting, Factuurregels en de tabs Documenten (Factuur, Details, UBL XML). Daarna kun je downloaden, bewerken, of terug naar de lijst voor e-mail.
- 04Bekijk Facturen e-mailen en exporteren
Facturen e-mailen en exporteren
Open Factuurdocumenten e-mailen vanaf Facturatie (Opstellen / Voorbeeld). Gebruik Geselecteerde e-mailen voor bulk, of exporteer als PDF, Gedetailleerde PDF of UBL.
Rapporten
Rapporthub, operationele en personeelsrapporten, plus financiën en inrichtingsstatus.
- 01Bekijk Rapporthub
Rapporthub
Open Rapporten. Stel een gedeeld datumbereik in, blader door Operaties, Personeel, Financiën en Datakwaliteit, markeer favorieten, en open een rapport met je periode.
- 02Bekijk Operationele rapporten
Operationele rapporten
Loop Dienstenanalyse, Dekking & invulgraad en Uitzonderingen & kwaliteit: KPI's, trends en export. Uren per maand hangt ernaast in hetzelfde cluster.
- 03Bekijk Personeelsrapporten
Personeelsrapporten
Open Personeelscapaciteit en het Afwezigheidsrapport om benutting, vraag vs aanbod en wie weg is te lezen: vóór je te veel bezetting belooft.
- 04Bekijk Financiële en inrichtingsrapporten
Financiële en inrichtingsrapporten
Open Facturatie & incasso, Freelance-marge en Inrichtingsstatus vanaf Rapporten.
Mensen, klanten en bedrijf
Houd medewerkers, klanten en bedrijf bij na de inrichting: lijst, bekijken, aanmaken en bewerken in het live product.
Medewerkers
Medewerkers bijhouden: lijst, bekijken, aanmaken, bewerken, tarieven en eisen per functie.
- 01Bekijk Medewerkers: lijst, bekijken, aanmaken, bewerken
Medewerkers: lijst, bekijken, aanmaken, bewerken
Gebruik Bedrijf → Medewerkers (in de app: Business) om mensen te vinden, hun detail te openen, iemand toe te voegen en profielen actueel te houden.
- 02Bekijk Medewerkertarieven
Medewerkertarieven
Open Bedrijf → Medewerkers → Tarieven om bij te houden wat je per persoon betaalt. Op de factuur (kosten) geldt het tarief van die dag.
- 03Bekijk Medewerkerskwalificaties
Medewerkerskwalificaties
Open Bedrijf → Medewerkers → Kwalificaties om eisen per functie aan een persoon te koppelen. Slim toewijzen toont daarna beschikbaarheid en eisen; jij bevestigt.
Klanten
Klanten, locaties, projecten, contracten, tarieven en eisen per functie bijhouden.
- 01Bekijk Klanten: lijst, bekijken, aanmaken, bewerken
Klanten: lijst, bekijken, aanmaken, bewerken
Gebruik Bedrijf → Klanten om klanten te vinden, hun detailpagina te openen, een nieuwe klant toe te voegen en de commerciële identiteit actueel te houden.
- 02Bekijk Klantlocaties
Klantlocaties
Beheer werklocaties onder Bedrijf → Klanten → Locaties: lijst, bekijken, aanmaken en bewerken van adressen die planners op diensten gebruiken.
- 03Bekijk Klantprojecten
Klantprojecten
Groepeer levering onder een klant met Bedrijf → Klanten → Projecten: lijst, bekijken, aanmaken en bewerken van projecten waaraan diensten hangen.
- 04Bekijk Klantcontracten
Klantcontracten
Houd facturatieafspraken bij onder Bedrijf → Klanten → Contracten: lijst, bekijken, aanmaken en bewerken van contracten waar facturatie op steunt.
- 05Bekijk Klanttarieven
Klanttarieven
Open Bedrijf → Klanten → Tarieven om bij te houden wat je per klant factureert. Op de factuur geldt het tarief van die dag.
- 06Bekijk Klantkwalificaties
Klantkwalificaties
Open Bedrijf → Klanten → Kwalificaties om eisen aan een klant te koppelen, zodat planning de juiste mensen en functies kan matchen.
Bedrijf
Bedrijfsprofiel, branches, ORT (onregelmatigheidstoeslag), functies en team.
- 01Bekijk Bedrijfshub en profiel
Bedrijfshub en profiel
Gebruik Bedrijf → Bedrijf als controlecentrum van het bedrijf, daarna de Profiel-tabs voor informatie, facturatie, logo en werkstroomvoorkeuren.
- 02Bekijk Branches
Branches
Kies welke branches je bedrijf bedient. Open daarna een branche voor gekoppelde functies, klanten, medewerkers en ORT-typen.
- 03Bekijk ORT (onregelmatigheidstoeslag)
ORT (onregelmatigheidstoeslag)
Nacht- en weekendtoeslagen. Koppel ze aan functies zodat ze op de factuur komen.
- 04Bekijk Functies
Functies
Beheer de catalogus van wat je levert (scherm Functies). Zet klant, locaties en eisen klaar met Starterpakket toepassen als je een branche start.
- 05Bekijk Team
Team
Zie wie toegang heeft tot je bedrijf, nodig nieuwe leden uit met e-mail en rol, en open bewerken in Instellingen wanneer je een bestaande gebruiker wijzigt.